Acuerdo de encargo de datos personales

Versión 2026-10-22 · Última actualización: 22 de octubre de 2026

Este acuerdo regula el tratamiento de los datos personales que el negocio registra en ASISTIDA sobre sus propios clientes, empleados y proveedores (Ley 1581 de 2012, art. 18 y Decreto 1377 de 2013, arts. 25 y 26). Se acepta junto con los Términos y condiciones al crear la cuenta.

1. Partes

• El negocio que crea la cuenta (el «Responsable»).
• ASISTIDA, operada por César Augusto Esquivet Quiroz (el «Encargado»).

2. Objeto

El Responsable encarga a ASISTIDA almacenar y procesar esos datos únicamente para prestarle el servicio de gestión (clientes, pagos, cartera, gastos, agenda, asistencia, inventario y ventas, según los módulos activados).

3. Obligaciones de ASISTIDA

• Tratar los datos solo según las instrucciones del Responsable y para la finalidad del servicio.
• Guardar confidencialidad y limitar el acceso a las personas que lo necesiten para prestar el servicio.
• Mantener medidas de seguridad razonables (ver Seguridad de la información).
• Mantener separada la información de cada negocio.
• Dar trámite a las consultas y reclamos de titulares que reciba, trasladándolos al Responsable.
• Avisar al Responsable, sin demora y por los medios disponibles, cuando confirme una violación de seguridad que afecte sus datos.
• Permitir la exportación de los datos del Responsable en cualquier momento.

4. Obligaciones del Responsable (el negocio)

• Contar con la autorización previa, expresa e informada de cada titular, y conservar la prueba (ver plantillas en el Centro legal).
• Registrar solo los datos necesarios y veraces para su operación.
• Si guarda datos sensibles o de menores de edad, cumplir los requisitos especiales de los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581.
• Definir qué personas de su equipo acceden a cada información y proteger sus contraseñas.
• Atender las solicitudes de sus titulares y respetar la Ley 2300 de 2023 en la cobranza.
• Informar a sus titulares que ASISTIDA actúa como encargado y que los datos pueden almacenarse fuera de Colombia.

5. Subencargados

El Responsable autoriza a ASISTIDA a apoyarse en los proveedores indicados en la Política de tratamiento de datos (Supabase, Cloudflare, Resend y Wompi). ASISTIDA responde frente al Responsable por que esos proveedores cumplan condiciones de confidencialidad y seguridad adecuadas, y avisará de cambios relevantes.

6. Transmisión internacional

Parte de los datos se aloja en servidores ubicados en Estados Unidos. Este acuerdo constituye el contrato de transmisión que exige el Decreto 1377 de 2013: ASISTIDA se obliga a tratar los datos con el alcance de la autorización del titular, con las medidas de seguridad indicadas y con la reserva debida.

7. Duración y terminación

Este acuerdo dura mientras la cuenta exista. Al terminar el servicio, ASISTIDA conservará los datos hasta noventa (90) días para que el Responsable pueda exportarlos y luego los suprimirá, salvo obligación legal de conservarlos.

8. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de sus obligaciones. ASISTIDA no responde por las decisiones del Responsable sobre qué datos registrar ni por no haber obtenido las autorizaciones de sus titulares.

9. Aceptación

Se acepta por medios electrónicos al crear la cuenta (Ley 527 de 1999). Se registra la fecha, la hora y la versión aceptada.